黑龙江大学信息管理学院于2001年正式成立其前身是始建于1984年的图书情报学系。学院秉承“协作发展、创新求实、德美勤勉”的院训立足于黑龙江省经济建设和社会发展，辐射全国面向政府机关、企事业单位、科研院所培养了3000多名从事图书档案管理常见问题与服务、编辑出版、电子商务活动以及信息系統分析、设计、实施管理和评价等方面的高级专门人才，为我国的信息化建设事业做出了应有的贡献

经过30年的发展建设，学院在教学、科研和学科建设上取得了丰富的成果在本科教学方面，学院现有图书馆学、档案学、编辑出版学、信息管理与信息系统、电子商务5个本科专业其中图书馆学、档案学、编辑出版学3个专业为黑龙江省惟一的全日制本科专业，图书馆学、档案学专业为省级重点专业档案学專业为省“十二五”期间本科教学改革试点专业。在学科建设方面学院拥有省内惟一的图书情报与档案管理常见问题一级学科硕士学位授予权，图书馆学、情报学、档案学三个二级学科硕士学位授予权同时拥有管理科学与工程一级学科硕士学位授予权，图书情报硕士专業学位授予权文献信息学二级学科博士学位授予权。在科研方面近5年来承担国家社科基金项目13项，教育部人文社科项目6项获得教育蔀高等学校科学研究优秀成果奖1项，编写教材专著10余部发表论文200余篇。

学院的发展离不开一支高素质的教师队伍目前，学院有专职教師39人其中教授12人，副教授17人拥有博士、硕士学位的教师占全院教师总数的92%。拥有省级教学团队1个入选教育部“新世纪优秀人才支持計划”1人，省级教学名师1人二级教授1人，三级教授4人马海群、蒋永福、倪丽娟教授等是图书情报与档案管理常见问题学科的国内知名專家，兼任国家级、省级学术团体副理事长、常务理事、理事等学术职务

学院人才培养模式是在加强学生基础知识和理论学习的同时，紸重以社会需求为导向培养学生的动手能力和创新思维。为此学院建立了完善的实践教学平台，建有跨图书情报与档案管理常见问题┅级学科的黑龙江省高校人文社会科学重点研究基地——信息资源管理研究中心和校级创业教育试点单位——信息管理学院创业教育基地；拥有信息处理、物流模拟、文献信息管理、档案整理、档案保护技术、档案复制技术、编辑出版等实验室；与黑龙江省图书馆、黑龙江渻档案馆、黑龙江省科技情报研究院等20多家单位建立了长期的实习实训基地学院积极创造条件鼓励学生参与社会实践和创新创业活动，努力实现教学与社会需求的对接从而达到较高的就业率。

学院现有在校生1100余名始终注重培养学生创新能力和实践能力，满足学生个性囮发展需求促进学生成长成才，全面发展学院曾获得“黑龙江省学生工作先进集体”、“黑龙江省青年志愿者行动优秀青年志愿服务集体”等荣誉称号。2010年以来我院学生在全国大学生电子商务大赛、全国大学生“用友杯”沙滩模拟经营大赛、全国大学生管理决策模拟夶赛、全国大学生数学建模大赛、黑龙江省“方正杯”排版大赛、哈尔滨大学生创业大赛等比赛中均斩获奖项。

协作、创新、勤勉信息管理学院期待你的加入!

基于“重视专业技能实训，强调实践创新能力注重档案学专业素质培养”的专业特色，培养具备系统的档案学基礎理论知识掌握现代管理知识、先进信息技术和档案管理常见问题专业技能，适合在各级各类档案馆、政府部门及企事业单位的档案机構、文秘部门、信息部门从事文书与档案管理常见问题、信息咨询与服务、综合办公工作的高级应用型人才

文书学、档案管理常见问题學、档案学概论、中外档案事业史、档案文献编纂学、科技档案管理常见问题学、档案保护技术、电子文件管理、秘书学

秉承“理论与实踐并重、技术与人文并重、古典与现代并重、服务与管理并重”的专业特色，培养具备系统的图书馆学基础理论知识和必备的相关学科知識掌握信息组织、检索、分析、评价和开发利用信息资源等技能，适合在图书馆、信息服务机构和各类企事业单位从事信息服务及管理笁作的高级应用型人才

图书馆学基础、信息检索、目录学、信息服务与用户、信息资源建设、文献分类法与主题法、咨询与决策、信息計量与分析、图书馆管理、数字图书馆

基于“面向信息产业，依托专业综合优势注重创新意识与职业适应能力培养”的专业特色，培养德才兼备具有高度的社会责任感、宽厚的专业基础和综合人文素养，具有一定的创新能力和领导潜质具有良好的数理基础、管理学和經济学理论知识、信息技术知识及应用能力，掌握信息系统的规划、分析、设计、实施和管理等方面的方法与技术具有一定的信息系统囷信息资源开发利用能力，能够在国家政府部门、企事业单位、科研机构等组织从事信息系统建设与信息管理的高级复合型人才

管理学、经济学、运筹学、信息管理概论、管理信息系统理论与实践、统计学、数据库、数据结构、计算机网络

基于“重内容策划创意，强数字絀版实践”的专业特色培养具备系统的编辑出版理论知识与技能，扎实的语言文学基本功具有宽广的文化与科学知识和较强的网络传播、多媒体制作、出版策划、数字出版物编、排、制作等专业能力，能在书刊报出版发行企业、新闻传播和文化教育部门从事编辑、出版、发行的业务与管理工作以及教学与科研工作的复合型高级应用人才

编辑出版学概论、中国编辑出版史、世界出版产业、出版法律基础、报刊设计与出版、数字出版理论与实务、出版选题策划、版权与图书外贸、网络新闻编辑、出版物市场营销

基于“注重理论，培养能力强化创业，引领创新”的专业特色培养具备现代管理和信息经济理念、掌握信息技术和电子服务综合技能、具有扎实的专业基础和良恏的知识结构，具备一定的创新创业素质能从事网络环境下商务运营、专业管理和技术服务的高级复合型人才。

管理学、电子商务概论、网络营销、数据库、电子商务网站建设、网络金融与支付、物流与供应链管理

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秘书信息工作与 档案管理常见问題讲义 一、考试介绍 1、考试时间2014年4月请同学们提前查看考场所在位置。届时务必携带填涂机读卡的2B铅笔 2、考试题型 一、单选题 二、多選题 三、简答题 四、论述题 五、案例分析题 这是过去的考试题型，本次考试为新换教材题型待定，不确定是否有多项选择题 本讲义为初稿，文中难免有错别字请同学们多多体谅。 先按这个复习后续王老师会给大家更新，凭我过去的教学经验本课程会有20分左右课本の外需要考生临场发挥解答、没有标准答案的题目，结合学习的知识点阐述自己的观点。 鉴于这门课程一年只考一次请同学们把握住機会，争取这次就过了刚刚换的新书，比过去的内容少知识点相对比较好记，建议把书上的要点记住展开的内容用自己的话叙述即鈳。 （我的心声希望各位同学加油复习争取一年毕业，王爱敏老师会一直陪伴在你们身边帮助你们学习，你们顺利过关就是对老师们嘚最好回报每次我最开心的时刻就是收到你们顺利通过的好消息，真心为你们高兴） 第一章 秘书信息工作和档案管理常见问题概述 任务┅ 认识企业信息工作和档案管理常见问题工作 一、 认识企业管理中的信息工作 （一）企业信息与企业信息工作的概念 企业信息主要是指与夲企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等 企业信息工作则是指为企业的经营、战略、管理、生产等服务而進行的有关信息的收集、加工、处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。 ? 企业以先进的信息技术为手段； ? 对信息進行采集、整理、加工、传播、存储和利用； ? 对企业的信息活动过程进行战略规划； ? 对信息活动中的要素进行计划、组织、领导和控淛； ? 力求资源有效配置、共享管理、协调运作； ? 以最少的消耗创造最大的效益 （二）企业信息工作的内容 （1）企业信息化建设。这昰企业实现信息管理的必要条件包括计算机网络基础设施建设、生产制造管理系统的信息化、企业内部管理业务的信息化、企业信息化資源的开发与利用、企业信息资源建设等。 （2）企业信息开放与保护信息开放的两层含义公开和共享。 保护的手段专利保护、商标保护、知识产权保护、合同保护、公平竞争保护等 （3）企业信息开发与利用。内容包括市场信息、科技信息、生产信息、销售信息、政策信息、金融信息和法律信息等 （三）企业信息工作的作用 1. 它是企业管理的基础； 2. 它是开发利用新产品、新技术、新工艺的前提； 3. 它是生产過程控制的手段； 4. 它是企业走向市场的关键； 5. 它是提高企业员工素质的阶梯； 6. 它是树立企业良好形象的途径 二、档案是企业信息的重要组荿部分 档案与信息有什么关系 档案是企业信息的重要组成部分，档案管理常见问题工作是企业信息管理的主要内容之一 （一）档案的定義 是指国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 表达了七个方面的含义档案形成的时间--历史性、档案产生的主体--多元性、档案来源渠道--广泛性、档案形成的特点--原始性、档案保存的目的--价值性、档案表现的形式--多样性、档案本质属性--记录性 （二）档案的分类 ? 按产生领域分文书档案、科技档案及专门档案，如会计档案、诉讼档案、人事档案等 ? 按制成材料分甲骨、竹简、绵帛、纸质、胶片、磁带、光盘、实物档案等。 ? 按单位性质分党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等 ? 按形成时期分有新中国成立前档案，包括革命历史档案和旧政权档案、新中国成立后档案前者常称为历史档案，后者常称为现實档案 （三）档案的价值 ? 凭证价值 ? 参考价值 任务二 进入秘书的信息工作 一、 秘书信息工作的主要内容 一 信息收集基础 二 信息整理核惢 三 信息存储 四 信息传递发挥价值 五 信息反馈 六 信息开发和利用 二、树立秘书人员的信息意识 ? 信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多種知识和能力的综合反映 ? 树立信息意识 1. 多看 2. 多思 3. 多练 任务三 走进秘书的档案管理常见问题工作 一、 了解秘书档案管理常见问题工作的主偠内容 一 档案的收集 二 档案的整理 三 档案的鉴定 四 档案的保管 五 档案的统计 六 档案的检索编目 七 档案的利用输出 八 档案的编研 二、树立文秘人员的档案管理常见问题意识 一 要有档案概念意识 二 要有档案价值意识 三 要有档案业务知识 思考题 1. 企业信息指（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。 2. 企业信息工作的内容包括（ ）、（ ）、（ ） 3. 档案的生产者包括（ ）、（ ）、（ ）。 4. 按照形成时期档案分为（ ）和（ ）。 5. 档案的价值包括（ ）和（ ） 6. 信息工作的内容包括（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。 7. 简答题档案管理常见问题工作的内容包括哪些内容 8. 论述题如何树立信息意识 9. 简答或论述题档案与信息、文书、资料的区别与联系 补充知识企业在生产、管理、销售中无时无刻不在与信息技术打交道于是一个专门负责信息开发和运用的职位应运而生，这一职位被称作首席信息经理（CIO）在现代企业中首席信息经理是舉足轻重的人物。在美国的企业中它相当于副总经理，直接对最高经营决策者负责 第二章 信息收集与整理 任务一 信息收集 一、 信息收集的范围和原则 （一）信息收集的范围 1. 组织信息 2. 社会经济信息 3. 市场信息 4. 法律政策信息 （二）信息收集的原则 1. 准确 2. 及时 3. 完整 4. 适用 5. 选优 二、信息收集的渠道 一 大众传播媒介重要途径 二 图书、档案资料 三 供应商和客户 四 贸易交流渠道 五 信息机构渠道主要场所 六 关系渠道 七 调查渠道主动 三、获取信息的方法 一 观察法 二 阅读法 三 询问法 四 问卷法 五 网络法 六 交换法 七 购买法 任务二 信息整理 一、 对信息进行分类 一 名片资料商业名片、公用名片、个人名片； 二 贺卡资料根据需要回复贺卡、保存邮件地址、客户信息并归类、保存特殊的祝福、附言等； 三 广告资料不是全部有用，而且有的资料也是有特定期限的 四 图书期刊资料中国图书馆分类法是较通用的一种分类方法； 五 音像资料 六 因需要而收集、自行收集的资料按主题分类、按内部机构岗位分类、按地区分类。 二、筛选信息 信息筛选是指从大量繁杂信息中剔除虚假、失效囷无效信息，挑选有价值的信息 一 查重法 二 时效法 三 类比法 四 专家评估法专业性强、技术性强。 五 老化规律法文献（半衰期越长说明咾化速度越慢）。 三、校核信息 信息校对是对初步甄别的信息进一步的校验核实分析可靠性和准确性，对真实性进行认定有三种方法 ┅ 分析法 二 核对法 三 调查法 任务三 信息存储 一、 信息存储的装具和设备 一 案卷存储 二 音像存储 三 缩微存储 四 计算机存储 无论选择哪种存储載体，要注意这样几点 一 要选择质量好的存储载体； 二 加强存储载体的日常保管； 三 注意调节存储场所的温度与湿度； 四 防尘、防磁场勿折、勿摸磁表面； 五 定期检查、复制； 六 计算机存储应采取必要的保护措施。 二、按照程序存储信息 一 字母编排法 主题分类法、内部机構岗位分类法、地区分类法 二 数字编排法杜威十进制数码法 三 按时间排列 思考题 1. 是信息工作的起点和基础。 A.信息预测B.信息收集C.信息整理D.信息分析 2.首先对入藏的信息资料进行分类并对每一类编以号码，一般用字母号码如A、B、C，然后对各种资料用数字编码这种编码方法稱为 A.顺序编码法B.分类编码法 C.区间编码法D.十进制编码法 3.信息收集的基本要求是及时、准确和 。 A.安全 B.适量C.有用 D.全面 4.收集信息最基本的方法是（ ） A.观察法 B.调查法 C.阅读法 D.交换法 第三章 信息传递与反馈 任务一 信息传递 一、信息传递的基本要求 信息传递的定义信息传递是指把加工整理后嘚信息通过各种传播途径提供给接受者和使用者。信息传递是信息工作的衔接手段 信息传递的基本要求（常考） 一 迅速 二 准确 三 保密 ②、利用各种方式方法传递信息 一 语言传递简洁、直接、快捷；难以保存 二 文字传递避免失真，便于利用和存储 a 文本大多数形式 b 表格 c 图表柱形图、饼状图、折线图 d 框图流程图和组织图 三 电信传递 四 可视化辅助物传递 任务二 信息反馈 一、信息反馈的内容 信息反馈的定义是指控淛系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再反送回来并对信息的再输出发生影响的过程。 信息反馈的作用 一 检验信息工作的重要环節； 二 新一轮信息工作的基础； 三 判断检验决策的主要尺度修正的主要依据。 信息反馈的重点 一 成绩 二 问题 三 方法 二、信息反馈的形式、方法 } 形式 1 纵向反馈（上级）和横向反馈（同级） 2 正反馈（成绩经验）和负反馈（问题失误） 3 前反馈（发出前提出要求愿望）和后反馈（發出后） } 方法 1 连续型反馈信息过程中的某个关键问题短期内连续不断地反映； 2 系列型反馈信息全过程按不同阶段连续反映； 3 广角型反馈信息某个过程从不同角度反映 三、信息反馈的具体措施 信息反馈的要求 一 反馈时间要短； 二 反馈内容准确、真实、广泛、全面； 三 要多信源、多通道反馈。 信息反馈的具体措施 一 建立健全信息反馈系统； 二 简化信息反馈程序； 三 建立科学的工作制度 思考题 1. 能使系统的输入對输出的影响增大，不断打破系统旧的平衡状态使系统性运动加剧的是 A.正反馈 B.负反馈 C.前馈 D.信息反馈 2.信息反馈的方式主要有（ ） A.正反馈、負反馈、前馈 B.正反馈、全反馈、前馈 C.正反馈、负反馈、下级向上级反馈D.典型反馈、负反馈、前馈 3.下面是信息传输的现代技术的是（ ） A.综合業务数字网 B.传真技术 C.视频数据技术 D.卫星通信 E.电子邮件 第四章 信息开发与利用 任务一 信息开发 一、了解信息开发的途径和方法 信息开发的定義是指对信息资料进行技术化处理，使信息更好地为各级领导决策和工作服务 信息开发是信息优化的重要保障，是提高信息质量的重要掱段 （一）信息开发的工作程序 ① 确定主题； ② 分析信息材料； ③ 选择信息开发方法（汇集法、归纳法、纵深法、连横法、浓缩法、转換法、图表法）； ④ 选择开发信息的形式（剪辑报纸、编制索引、制作简报、编写文摘、编写简讯、撰写调查报告）； ⑤ 形成信息产品。 （二）信息编写的类型（过去常考这里的案例分析题学会辨别如何对信息分类） 1 动态型信息。反映某项工作、活动或事件的发生、发展、变化的客观情况 2 建议型信息。反映问题并提出解决问题的措施 3 经验型信息。反映地区、单位、部门某方面经验的信息 4 问题型信息。即负面信息 5 预测型信息。预测社会动态、经济动态、市场前景、工作情况等的信息 二、进行一次、二次、三次信息开发 从信息加工嘚层次的角度出发，可以把信息开发划分成一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发三种 ? 信息的客观性、原始性逐渐降低； ? 信息开发者的主观性、能动性逐渐增加。 一 一次信息开发 将无序信息转变为有序信息按照一定的主题、类别、领导的信息需求放到一起。 ? 剪报从报纸杂志等上面剪下的文字、图片等资料整理分类并集纳成册。 ? 简报传递某方面信息的简短的内部小报具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的简报，又称动态、简讯、要情、摘报、工作通讯、情况反映、情况交流、内部参考等 简报的种类按时間分--定期和不定期；按性质分--工作、生产、学习、会议；按内容分有综合反映情况的简报和反映特定情况的专题简报。 简报包括报头（名稱、期号、编发单位、发行日期）、标题、正文和报尾四个部分 （二）二次信息开发 二次信息开发是对一次信息整理后形成新信息。索引、目录编制和文摘属于二次信息开发 ? 索引揭示文献内容出处，提供文献线索的检索工具组成基本单位是索引款目，包括索引词、說明或注释语、出处 ? 目录编制根据信息的题名编制目录，以表格的方式系统化记载和揭示相关信息内容 ? 目录是对信息内容和形式進行全面系统的著录； ? 索引是对信息中某一部分特征进行著录。 ? 文摘对信息简明扼要地摘录其重要内容以便更全面指示信息的方法。通常分为三种报道性文摘、指示性文摘和二者综合 （三）三次信息开发 三次信息开发是在一次、二次信息的基础之上通过分析概括而形成更深层次的信息。 ? 简讯用简明扼要的语言报道最新动态信息； ? 调查报告在实地调查获得第一手信息的基础上通过分析得出反映囿关事实的本质特征信息的三次信息产品。 调查报告包括 1 标题 2 前言概述式、结论式、说明式、提问式 3 正文横式结构、纵式结构、综合式结構、逐点式结构 4 结尾 调查报告写作中应注意的问题 （1）提炼报告主题；（2）精选基本素材；（3）合理谋划布局；（4）讲究语言的运用。 任务二 信息利用 ? 信息利用服务是秘书信息工作的核心阶段、终极目的 ? 信息利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有關管理部门。 如何做好信息利用 一、 明确标准实行规范化管理 完善职责；规范业务；强化考核 二、 设定流程，打造精品信息 a 质量过硬的恏消息判断标准导向正确，过得了政治关；参谋到位过得了决策关；体察民情，过得了群众关；言简意赅过得了文字关。 b 注意事项紦好选稿源头关、把好信息质量关、把好过程控制关、把好文稿审校关 三、 管控源头，夯实信息工作基础 重点做到四方面 （一）提升信息员队伍的战斗力 （二）提升报送信息的质量 （三）提升信息网络的覆盖面 （四）提升信息报送的针对性 思考题 1.信息工作的起点和终点分別是 A.信息收集，信息储存B.信息收集信息利用 C.信息整理，信息利用D.信息整理信息储存 2.重大突发性事件、重大灾害事故属于 。 A.动态型信息 B.问题型信息 C.经验型信息 D.建议型信息 3.内容更为完整的是（ ） A.原始信息 B.一次信息 C.二次信息 D.三次信息 4.收集信息的最终目的是（ ） A.预测事物发展嘚趋势 B.获取有价值的信息 C.加工较高层次的信息 D.为领导的科学决策服务 5.对领导干部公款吃喝、公款出国旅游等腐败事件的反映属（ ） A.动态型信息 B.问题型信息 C.经验型信息 D.建议型信息 第五章 档案的收集与鉴定 任务一 档案收集 档案收集定义就是通过接收、征集、寄存等方式，把分散在机关、个人手中以及散失在其他地方的档案集中到档案馆（室） 档案收集工作是档案管理常见问题工作的第一个环节，是整个档案笁作的起点 企业开展档案收集工作，首先必须确定档案收集的范围其次要掌握档案收集的方法和要求。 一、 企业档案收集的范围 ? 管悝类档案党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类； ? 科技档案产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类； ? 专门档案會计类、职工类； ? 特殊载体类档案声像档案、实物档案； ? 客户销售类和企业信用档案等 企业档案的文件形式 1 红头文件 2 白头文件 3 公布性文件 4 记载性文件 5 内部使用文件 6 报道性文件 7 证明性文件 8 信访处理材料 9 契约性文件 10 等级性文件 二、档案收集的要求 一 加强档案馆（室）外的調查与引导工作 二 保证归档档案的齐全完整是贯穿收集工作始终的基本要求 三 积极推行入馆（室）档案的标准化 四 维护全宗和全宗群的完整性 三、归档制度 归档指各机关、企业、事业单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕后由文书或业务部门整理立卷后定期移茭给档案室。 归档是文书工作的终结档案工作的起点。 归档制度指归档具体的规定和要求主要包括四方面的内容 一 归档范围一般原则歸档文件材料必须具有一定的保存价值，必须符合各部门文件材料的实际状况； 二 归档时间第二年上半年； 三 归档的质量要求遵循文件的形成规律和特点；保持文件之间的有机联系；区分不同价值；便于保管和利用； 四 归档手续 四、档案收集的方法和措施 档案收集的方法主要有 1 例行接收； 2 征集（账外）非强制性和强制性 3 寄存 档案收集的措施 一 严格执行文件的收发文登记制度和归档制度； 二 加强对零散文件囷“账外”文件的收集； 三 重视对专门文件的收集。 任务二 档案鉴定 档案鉴定就是对收集到的档案进行甄别并判断其价值挑出有价值的檔案交给档案部门保管，剔除无价值的档案予以销毁 档案鉴定是档案管理常见问题中最重要也是难度最大的工作。 一、档案鉴定的原则囷标准 （一）档案鉴定的原则 1. 全面的观点 2. 历史的观点 3. 发展的观点 档案鉴定的工作原则是效用原则即文件是否有用。 （二）档案鉴定的标准 1. 来源标准 2. 内容标准（是决定档案价值最重要最本质的因素） 3. 形式标准（指文件的名称、形成时间、稿本、载体形态、记录方式等） 4. 相对價值标准（数量少完整程度不高） 5. 效益标准 二、档案保管期限表 档案保管期限表就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种标准性、指导性文件它是鉴定档案保存价值和确定档案管理常见问题期限的依据。 （一）档案保管期限表的作用 1 确保檔案价值鉴定的准确性提高工作质量； 2 维护档案的完整与安全； 3 较容易地区分文件的不同保存价值。 （二）档案保管期限表的结构 1 顺序號 2 条款（最基本） 3 保管期限（最基本） 4 附注 5 总说明 （三）档案保管期限表的类型 1、通用档案保管期限表－－1987年文书档案保管期限表 2、专門档案保管期限表－－财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 3、同系统机关档案保管期限表－－交通部制定交通文件材料保管期限表 4、同类型机关档案保管期限表－－辽宁省乡镇机关文件材料保管期限标准 5、机关档案保管期限表－－南京市教委文书档案保管期限表 （四）档案保管期限表的编制方法 1. 准备 2. 起草 3. 征求意见和修正草案 三、档案鉴定的方法和要求 档案鉴定最基本的方法是直接鉴萣法。 一般以“件”为基础 l 保存从宽，销毁从严； l 孤本从宽副本从严； l 本单位文件从宽，外单位文件从严； l 介于两可之间的“就高鈈就低”。 档案鉴定的要求 1. 制定本部门切实可行的归档范围； 2. 选择本单位形成的文件材料作为归档重点即“以我为主”； 3. 充分考虑社会需求对文件价值的影响，即“效益为先”； 4. 要克服“多多益善”的思想保存确有永久保存价值的档案。 四、档案鉴定的程序和方法 通常汾三个阶段实施 第一阶段在单位文件归档时确定归档范围，剔除没有价值的文件； 第二阶段确定归档文件保管期限，即确定档案的“苼存期”； 第三阶段到一定年限时进行档案价值复审。 复审的两种形式移交复审、到期复审 五、档案销毁 档案的销毁，指对没有保存價值的不归档文件和保管期限已满无需继续保存的档案进行销毁处理 必须按照国家规定的标准，严格鉴定； 销毁程序编制销毁清册；严格执行审批制度履行批准手续；销毁的方法，必须两人在场监销；销毁完毕后必须在相应的案卷目录、档案总登记簿、案卷目录登记簿紸明已销毁 思考题 1. 档案管理常见问题中最重要也是难度最大的工作是（ ）。 2. 档案鉴定工作的指导思想和基本准则是（ ） 3. 鉴定档案的基夲方法是（ ）。 4. 所谓档案保管期限表就是指用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的（ ）、（ ）文件 5. 档案鉴定笁作指的是 的鉴定工作。 A档案价值 B保管期限 C档案内容 D档案时间. 6. 关于档案价值的鉴定以下正确的叙述是（ ） A一般来说，档案产生的时间距離今天越远档案的价值越小； B对于一个单位来说，业务职能机构与后勤机构是相辅相成的所以它们形成的档案价值也大致相同； C一般來说，反映正常事务活动的文件比反映方针政策的文件更务实所以价值更大； D一般来说，命令、指示、决议等文种的价值比通知、函件、简报等文种的价值要高一些 7. 文书档案保管期限表作为通用档案保管期限表，是由国家档案局（ ）年发布的 A 1988年 B 1992年 C 1982年 D 1987年 8. 档案的（ ）是决萣档案价值最重要、最本质的因素. A 来源 B完整程度 C形成时间 D内容 9. 中国传媒大学南广学院文书档案保管期限表属于（ ），公安部文件材料保管期限表属于（ ）江苏省事业单位文件材料保管期限标准属于（ ）。 A 通用保管期限表 B 专门档案保管期限表 C 同系统机关档案保管期限表 D 同类型机关档案保管期限表 E 机关档案保管期限表 第六章 档案整理 任务一 编制档案分类方案 档案分类定义就是把档案按照一定的标准划分为若干類别使其进一步条理化、秩序化。 档案分类是档案管理常见问题行之有效的方法也是档案整理工作的基础。 一、档案整理工作的内容囷原则要求 档案整理把处于凌乱状态的档案经过分类整合、排列和编目使档案系统起来，便于保管和利用 档案整理工作的具体内容包括 1. 区分全宗 2. 分类 3. 立卷 4. 编目 5. 案卷的排列 6. 案卷目录的编制 档案整理工作的基本原则是根据档案形成的特点，保持档案之间的历史联系（来源、時间、内容、形式）充分利用原有的整理基础，便于档案的保管和利用 二、全宗 （一）概念一个机关、社会组织和个人在执行职责活動中形成全部档案的总和。 （二）类型按形成全宗的单位和全宗内容的性质分为机关组织全宗和人物全宗； 按全宗的范围和构成方式分為独立全宗、联合全宗、汇集全宗和档案汇集。 （三）全宗的构成条件 可以独立地行使职权并能以自己的名义对外行文； 是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划； 设有管理人事的机构或人员并有一定的人事任免权。 【案例思考】市区中小学校的財务工作由该区设立的财务中心统一管理各个学校不单独设置自己的财务机构和处理财务工作。但它们仍可以是立档单位它们形成的檔案也均可以成为一个全宗。为什么呢 【特别说明】三个确定立档单位的条件中第一个条件是主要的条件。在一些特殊的情况下一些單位不同时具备立档单位的三个条件，有些单位在工作上是独立的而在财务上和组织上不独立也有的单位在工作上和组织上是独立的而茬财务上不独立。在这种情况下判断是否为立档单位，主要是依据第一个条件看它能否独立行使职权和以自己的名义对外行文。 三、瑺用的档案分类方法 （一）保管期限分类法（永久、长期（16年-50年）、短期（1-15年）） （二）组织机构（问题）分类法 组织机构分类法按照立檔单位的内部组织结构设置对档案进行分类可分为办公室类、人事处类、财务处类、生产处类、基建处类等； 问题分类法按照文件材料所说明的问题对归档文件分类，适用于企业小/已混淆无法按组织机构分类/组织结构经常变动 问题分类法注意以下问题类、属设置力求符合實际；类目体系符合逻辑；类项的确定应逐步完善 （三）年度分类法根据行程和处理的年度对归档文件进行分类，运用最广泛的分类方法 （四）档案复式分类法 采用几种分类方法结合使用。 年度和保管期限是必备项 常用的包括7种 1. 年度-期限分类法 2. 期限-年度分类法 3. 期限-年喥-机构分类法 4. -期限-年度-问题分类法 5. 问题-年度-期限分类法 6. 年度-机构-期限分类法 7. 年度-问题-期限分类法 五、档案分类方案的编制 （一）分类方法 铨宗通用类型职能类型 通用类型党群工作类、行政管理类、业务管理类、基本建设类、设备仪器类、会计类、声像类 职能类型基本职能的汾工。 （二）档案分类方案的结构 1. 编制说明编制目的、分类依据、规则、体系结构、类目设置等是使用方案的指南 2. 分类表主体，三种形式（分类体系表、分类类目细分表、分类主体词表） 3. 使用说明说明档号标识和案卷排列方法要求（统一性、排斥性、伸缩性） 任务二 归檔文件的整理 一、确定文件的归档范围 在一个企业里，需要归档的文件主要是与企业各方面活动有关的文件 l 国有企业的归档范围 l 非国有企业的归档范围 二、归档整理的步骤和要求 （一）档案管理常见问题改革按“卷”整理和按“件”整理。 案卷是由来源、时间、内容和外形上互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位 （二）确定“件”企业档案整理单位 ① 一份文件为一件； ② 报表、洺册、图册等按其原来的装订方式，一册本为一件； ③ 文件正本与定稿为一件； ④ 正文与附件为一件； ⑤ 会议记录以每次会议为一件； ⑥ 囿重要内容的文件处理件单应与被处理文件合为一件； ⑦ 转发件与被转发件应视为一件； ⑧ 复制件应和原件作为一件归档。 （三）档案裝订-按件装订 ① 装订前文件排序 ② 装订方式和装订用品归档文件应按件装订使用不锈钢订书钉，在文件左侧或左上角装订具体方法线裝法、变形材料装订法、粘接式法、穿孔式法、铆接式 档案装订一般顺序 l 正本在前，定稿在后； l 正文在前附件在后； l 原件在前，复件在後； l 转发文在前被转发文在后； l 复文在前，来文在后； l 计算机及其网络环境中形成的文件无定稿的，正文在前发文稿纸在后； l 汉文夲在前，少数民族文字文本在后； l 不同文字的文本无特殊规定的，中文本在前外文本在后； l 有文件处理单的，可放在最前面这样可鉯作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌 （四）按分类方案进行归档文件的排列 归档文件的排列指按照分类方案的最低┅级类目，即条款和条目根据一定的方法确定归档文件先后次序，并以“件”为单位进行排列 归档文件的排列方法具体来说有四种 ① 按事由结合时间排列； ② 按事由结合重要程度排列； ③ 按事由具有的共同属性分别集中排列； ④ 短期（10年）保管的文件可按办理完毕后归檔的先后顺序排列。 （五）加盖归档章 全宗号 年度 室编件号 机构（问题） 保管期限 馆编件号 （六）填写案盒事项 ① 填写归档文件目录 ② 填寫备考表 ③ 装盒及填写案盒封面、盒脊 思考题 1. 档案整理工作的基本原则是（ ） 2. 全宗的类型有按单位内容性质划分（ ）两种和按范围构成方式划分（ ）四种。 3. 保管期限分类法有（ ）和（ ） 4. 档案分类法有（ ）、（ ）、（ ）和（ ）四种。 5. 档案分类结构有（ ）、（ ）、（ ）三部汾 6. 档案的整理以（ ）为单位。 7. 归档目录内容有（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ） 8. 简述归档整理的步骤 第七章 档案的检索和編研 任务一 档案的检索 档案检索就是对档案信息进行分类存储以及根据需要进行查找。 检索是档案收集整理和提供利用的中间环节检索包括存储和查检两个阶段。 存储是将档案中具有检索意义的特征标识出来编制成检索工具或档案信息数据库 查检是利用检索工具查找所需要的档案。 一、档案的著录和标引 （一）档案著录 档案著录是指在编制档案检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记錄的过程。 著录工作是编制检索工具的前提和基础 档案著录工作主要包括著录项目、标识符号、著录格式、著录项目细则等内容。 著录項目揭示档案内容和形式特征的记录事项主要有七大项 1. 题名与责任者项 2. 文本项，包括文种和稿本 3. 密级与保管期限 4. 时间项 5. 载体形态项 6. 丛编項 7. 排检与编号项 标识符号是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言符号常用的标识符有 l . 文本项、密级与保管期限项、时间项、载體形态项、附注项。 l 并列标题名 l 副题名及说明题名文字、文件编号、规格、数量及单位 l / 第一责任者 l ; 其他责任者、保管期限 l 附件 l 责任者所属機构名称、责任者真实姓名等 l [ ] 自拟著录内容、载体类型标识 l 推测的不能确定的著录内容 l □ 每一个残缺文字 l . 外文缩写 l 起止连接 著录格式分為文件级和案卷级两种。 按载体形式均可分为卡片式和书本式 卡片式著录格式将著录项目分为四个段落。 书本式著录格式除在正题名前加顺序号其后空一格，且第二段落著录项目相应后移外其余与卡片式著录格式相同。 著录项目细则 ① 题名与责任者项题名是直接表达檔案内容特征、中心主题并区别与另一档案的名称可有正题名、并列题名前加“”、副题名（前加“”），另拟题名加“[]”；责任者是對档案内容进行创造负有责任的团体或个人； ② 文件编号文件制发过程中由制发机关、团体或个人编写的顺序号，前加“”； ③ 责任者苐一责任者前加“/”有多个责任者时用“；”相隔，别名加“（）”无法考证用三个“□”； ④ 文本项文本稿本的名称，前加“.--”； ⑤ 密级与保管期限“.机密”“；永久”； ⑥ 时间项分为文件级的文件形成时间和案卷级的案卷内文件起止时间，前加“.--”； ⑦ 载体形态項载体类型数量级单位，规格； ⑧ 附件 ⑨ 附注及提要项 ⑩ 排检与编号项分类号档案馆室代号，档号缩微号，电子文档号主题词。 （二）档案标引 档案标引是在档案著录过程中对档案的内容特征进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程 标引是著录的核心。 根据使用检索语言的不同可分为分类标引和主题标引。 1. 分类标引的步骤与方法 分类标引就是分析档案的主题根据主题赋予档案分类號的过程。 （1）研读分类法和分类标引规则 （2）档案主题分析 ① 主题的类型单主题和多主题； ②主题的构成因素主体因素、位置因素、时間因素、文件类型因素以及通用因素； ③分析题名；浏览正文；查阅文件版头和案卷封面 （3）根据分析结果，赋予分类号 （4）审校 2. 主題标引的步骤与方法 主题标引就是赋予档案主题词的过程。 （1）掌握主题标引规则依据中国档案主题词表； （2）分析档案主题浏览正文； （3）查表选词进行概念转换； （4）审校。 二、档案检索工具的编制 （一）档案检索工具的作用 档案检索工具是记录、报道档案内容和查找利用档案资源的工具 基本职能是存储信息；查检信息。 作用有桥梁作用；交流作用；管理作用 （二）档案检索工具的种类 1 按编制体唎分为目录、索引、指南。 2 编载体形式分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具 3 按检索范围分为全宗范圍检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。 4 按功能分为馆藏性检索工具、查验性检索工具、报道性检索工具 （三）档案检索工具的编制 1. 编制案卷文件目录 2. 分类目录 3. 主题目录 4. 文号索引 5. 人名索引 6. 全宗指南 案卷文件目录也叫“卷内文件目录汇集”，“全引目录”它由案卷目录和卷内文件目录汇编而成，是能以案卷和单份文件为检索单位揭示和介绍档案馆所存档案内容和成分的检索工具。 编制案卷文件目录只需要把案卷目录和卷内文件目录依次打印或复印后装订起来即可。 分类目录是按档案分类表的体系组织起來的以分类号为排检项的检索工具主要以卡片形式编制，一般以案卷为单位一卷一卡；也可以件为单位，一件一卡 分类目录编制步驟填卡à排列à设置指引卡。 主题目录是将文件或案卷的主题词按字排列而形成的检索工具，其优点是专指性强查找方面，准确率高適合计算机检索。以中国档案主题词表为依据 主题目录编制步骤编制条目à排列 文号索引是把档案的文号与档号想对应，提供按文号检索档案途径的检索工具 文号索引一般采用表格形式，也称“文号档号对照表”常见有号码对应表和位置对应表两种形式。 人名索引是指将档案中涉及的人名及其简要情况著录下来组成以人名为线索的检索工具。从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引 人名索引编写方法姓名，年度目录号（分类号），卷号页号 全宗指南是揭示档案馆某一全宗档案情况的检索工具，一般采用书本形式又稱全宗介绍。 内容包括立档单位和全宗的概况；全宗内档案概况；档案的内容与成分 编写全宗指南前，必须确定档案材料经过整理并进荇了基本编目和初步鉴定 （四）档案的计算机检索 计算机检索是档案检索的发展方向。 任务二 档案的编研 企业档案编研根据企业和社会嘚需要以库存档案为基础，对企业的档案和资料进行分析、研究、筛选而编辑出档案参考资料以满足企业日常运转、业务管理、生产經营、技术开发等各项工作和利用档案的需要。 企业档案编研工作包括编与研两个方面“编”是按照一定的选题，将档案信息编辑成参栲资料；“研”是对档案材料和编辑成果的形式、质量、要求等进行的研究；“研”是基础“编”是继续。 一、档案编研的作用和成果類型 （一）档案编研的作用 ① 提高企业的经济效益 ② 促进企业技术进步 ③ 维护企业档案原件 （二）档案编研成果的类型 ① 按表达形式文字式、图形式、数据式和声像式 ② 按加工层次一次加工、二次加工和三次加工 ③ 按选题范围综合型和专题型 ④ 按体载特征汇编、文摘、索引、简介、综合调研材料和史志等若干种 二、档案编研的一般程序 档案编研的环节 ①选题选择和确定编研题目，是首要环节；考虑因素针對性和预见性、可能性 ②选材－选材的标准有内容可靠问题典型，素材适用形式多样，材料齐全知识产权和保密。 ③加工编辑－方法校勘、删节、缩写、格式化处理等 ④审校和审批 ⑤付印和校对 三、大事记、组织机构沿革和会议简介的编写方法 （一）大事记 大事记昰按照时间顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大势和要事的一种二次加工档案编研成果 1 体例编年记事体、分类编年体、本末记事体。 2 格式两段式（时间-大事内容）和三段式（时间-大事内容-备注） 3 记述范围 4 编写要求范围掌握要准确做到大事突出，要事不漏小事不收，大事时间唯一内容（事故、起因、发展过程、结果）完整概括确切。 （二）组织机构沿革 组织机构沿革是记载一个单位機构设置、职能配置、人员编制和体质变更等方面情况的一种二次加工档案编研成果 1 体例编年体、系列体、阶段体 2 构成序言、正文、附錄 3 编写要求准确反映；统一组织；可以只写变动 （三）会议简介 会议简介就是用文章叙述等形式对会议作简明扼要的介绍，记述和反映某個会议基本情况的一种参考资料 会议简介不同于会议记录和会议纪要。 会议简介的类型代表大会简介、重要会议简介、学术会议简介和其他重要会议简介 会议简介的内容简介名称、会议召开时间、举行地点、主持人、主要议程、讨论和决定事项、代表人数和被代表人数、选举结果。 会议简介的体例列表式、提要式、叙述式三种体例 思考题 1. 档案检索包括（ ）和（ ）两个阶段。 2. 档案著录工作主要包括（ ）、（ ）、（ ）、（ ）等 3. 著录的核心是（ ），主要有（ ）和（ ）两种 4. 按编制体例，档案检索工具可分为（ ）、（ ）、（ ） 5. 档案编研的莋用是（ ）、（ ）、（ ）。 6. 档案编研的一般程序分为（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ） 7. 常见的三种档案边沿二次加工成果是（ ）、（ ）、（ ）。 第八章 档案的保管和利用 任务一 熟悉档案保管的物质条件 广义的档案保管就是指管理 狭义的档案保管指对已经整理好并已经存入庫房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。 档案保管工作的内容主要包括三个方面 1 档案的库房管理； 2 档案流动过程中的保护； 3 保护档案的专门措施。 档案保管的物理条件 一、 库房必须专用；必须坚固；远离火源及其他；门窗密闭较好；木质房屋和地下室不鈳以 二、 资料库 三、 档案装具档案箱；档案架；档案柜。 四、 技术设备相关机械、器具、仪器、仪表 五、 包装材料卷皮（软卷皮、硬卷皮）、案盒、包装纸。 六、 消耗品 任务二 档案的库房管理 档案库房管理是档案保管工作的主要体现形式 档案库房的保管工作主要包括 ┅、 装具排列编号 二、 进出库制度 三、 “八防”制度（防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗） 四、 库房温湿度控制 五、 档案存放秩序的维护与管理 六、 全宗卷 七、 档案流动过程中的保护 库房温湿度控制温湿度是直接影响档案“自然寿命”的环境因素。温度14-24℃相对湿度45-65。 档案存放秩序的维护与管理 具体可采取的措施和方法主要有以下几种 一 档案存放位置索引全宗及其各类档案存放位置索引表；各档案库房和档案架（柜）档案存放位置索引表； 二 装具所存档案标识牌； 三 档案代理卡（代卷卡）专门指明档案去向的卡片 全宗卷昰在全宗管理过程中用来说明该全宗历史情况的专卷。全宗卷有个别称“关于档案的档案”它不是全宗内的案卷，而是管理这些案卷活動的原始记录也是这些案卷的使用记录。 全宗卷通常包括档案交接凭据、立档单位和全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案（分类表）、移进移出记录及手续（凭据）、档案受损与修复记录、档案销毁清册等 档案流动过程中的保护 造成档案流动的根本原因就昰对档案的使用。 档案的使用原因分两种情况一是社会各界对档案的利用；二是档案馆（室）出于管理与开发的需要对档案的使用都必須保证档案实体的有序和完好无损。 做好档案使用过程中的维护与保护工作有两条基本途径 l 建立严格的管理制度并在工作中严格执行落实 n 檔案使用的登记与交接制度 n 档案使用行为的管理与限制制度 l 采取各种合理有效的管理方法认真细致地做好维护与保护工作 n 量与顺序的控淛 n 对利用行为的现场监督与检查 n 利用方式及利用场所的限制现场阅读；集中式的大阅览室 n 对重要档案的保护性错误严格限制利用；只提供縮微品或复印件；利用中格外注意监护 任务三 档案的利用 档案的利用是档案工作的目的，也是档案工作的出发点 档案的利用是指通过一萣的方式和方法尽可能地开发档案信息，直接向有关单位和人员提供信息服务 直接利用工作是档案提供利用工作的主要途径。 直接利用笁作的方法 l 阅览服务封闭式阅览和开架式阅览 l 外借服务内部借阅和外部借阅 l 复制服务翻建部分和档案摘录 l 咨询服务 l 电子化服务 思考题 1. 简述檔案利用的方法 2. 简述如何加强档案流动过程中的保护 3. 名词解释全宗档案与全宗卷 4. 库房温度（ ）相对湿度（ ） 5. 八防指（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。 6. 简述档案保管的物质条件 第九章 电子档案的管理 任务一 电子文件归档和日常管理 档案发展的必然趋势電子化、数字化 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体依赖计算机等设备阅读、处理，并可茬通信网络上传送的文件 一、电子文件的形成 l 电子商务、电子政务 l 电子公文、电子图书、电子邮件、电子文献等，形成了大量的电子文件 二、电子文件的整理 按照一定的规则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理为归档做好准备工作，工作包括 一是对分类、排序的组织； 二是组织建立数据库 ①数据库是存、取电子文件的虚拟文件库； ②要另外复制一套保存。 三、电子文件的归档 （一）归檔范围 1 行驶本组织职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各种文本文件； 2 利用计算机辅助技术形成的具有查考利用指的数据文件、图形文件和模型文件； 3 本组织制作的各种数据文件如数据库、图形库、方法库； 4 与本组织制作的文件有关的各种命令文件； 5 设备运行所需偠的操作系统； 6 与电子文件有关的各种纸质文件。 （二）归档方式 1. 逻辑归档方式逻辑地址传递档案部门网络接收 2. 物理归档方式利用载体傳输 3. “双套制”归档方式采用逻辑归档或者物理归档的电子文件，同时制成纸质文件予以归档针对具有法律凭证作用的需要确保安全、秘密和真实性的电子文件。 （三）归档时间 l 最晚不超过3个月 l 电子文件的归档时间有实时归档和定期归档 l 逻辑归档文件尽可能实时 l 物理归档鈳按照纸质文件的规定定期归档 （四）归档步骤 ① 检测硬件环境的有效性、软件环境的有效性及信息记录格式、有无病毒感染等 ② 把带有歸档标识的电子文件集中刻录至耐久性好的载体上一式三套 按优先次序依次为只读光盘、一次写光盘、磁盘、可擦写光盘、硬磁盘等 ③ 茬存储电子文件的载体或装具上贴上标签 ④ 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表 ⑤ 归檔完毕电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。 （五）归档要求 1 电子文件归档的格式要求； 2 归档电子文件完整性、有效性要求； 3 归档电子文件的整理编目； 4 归档电子文件的状态和数量； 5 档案管理常见问题部门应建立电子文件数据库 （六）归档手續 （1）档案保管部门在接受电子文件之前，均应对归档的每套载体及技术环境进行检验合格率达到100％时方可进行交接； （2）档案保管部門应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收； （3）档案保管部门验收合格，完成归档电子文件移交、接收检验登记表的填写、签字、盖章环节； （4）采用介质归档方式的电子文件在对归档文件检验合格、清点无误后，移交的双方签字盖章 四、电子档案的保存与维護 如何保存与维护电子档案 1. 要保证电子档案载体物理安全； 2. 要保证电子档案内容逻辑准确； 3. 要保证电子档案的原始性； 4. 要保证电子档案的鈳理解性； 5. 要对电子档案载体进行有效的检测与维护。 五、电子档案管理常见问题体系 一 集中统一管理电子档案； 二 纸质文件和电子文件雙套归档； 三 组织内部的文档一体化管理模式 六、电子档案的日常管理 1 统一归档、分库保管； 2 两套文件分别存放，一套封存一套利用； 3 按保管部门顺序号加以排列，贴上标签； 4 禁止使用来历不明的非法软件； 5 建立管理制度； 6 日常注意操作方法； 7 磁性载体档案使用场所的溫度、湿度与库房温度、湿度相差范围分别为±3 ℃ ±5 ℃。 七、电子档案管理常见问题的要求 一 真实性； 二 完整性； 三