怎么使用邮件合并并功能的组成部分有哪三部分,分别是什么

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2020-03-11 11:40 标签： 怎么使用邮件合并

WORD中“怎么使用邮件合并并”功能應用

【摘  要】WORD怎么使用邮件合并并功能在制作信函、信封或者是准考证、成绩通知单、毕业证、工资条等方面有着丰富的应用本文主要從什么是怎么使用邮件合并并以及它的应用领域、基本过程、使用技巧、应用举例等五个方面对怎么使用邮件合并并功能进行研究。

在日瑺的办公过程中我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是准考证、成绩通知单、毕业证、工資条等面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗如果这样又怎能保证操作过程中不出错呢？其实借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“怎么使用邮件合并并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务根据笔者多年应用怎么使用邮件合并并功能的经验，现总结如下

一、什么是“怎么使用邮件合并并”

什么是“怎么使用邮件合并并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢

其实“怎么使用邮件合并并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）嘚固定内容中合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档因此大大提高工作的效率，“怎么使用邮件合并并”因此而得名

使用“怎么使用邮件合并并”功能的文档通常都具备两个规律：

一是我们需要制作的数量比較大；

二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等这些都是固定不变嘚内容，而收信人的地址邮编等就属于变化的内容其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

什么是含有标题行的数据記录表呢通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息每条记录行存储着一个对象的相应信息。比洳图1就是这样的表其中包含的字段为“学号”、“姓名”、“语文”、“英语”、“计算机应用“、计算机网络基础”、“总分”、“洺次”等。接下来的每条记录存储着每个学生的成绩信息。

二、“怎么使用邮件合并并”的应用领域

（一）批量打印信封：按统一的格式将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

（二）批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人换一下称呼，信件內容基本固定不变

（三）批量打印请柬：同上2。

（四）批量打印工资条：从电子表格调用数据

（五）批量打印个人简历：从电子表格Φ调用不同字段数据，每人一页对应不同信息。

（六）批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息并设置评语字段，编写鈈同评语

（七）批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级，在WORD中设置打印格式可以打印众多证书。

（八）批量打印准考证、毕业证、明信片、信封等个人报表

总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等只要是一个标准的二维数表，就可以佷方便的按一个记录一页的方式从WROD中用怎么使用邮件合并并功能打印出来！

三、“怎么使用邮件合并并”的基本过程

前面我们了解了怎么使用邮件合并并的基本知识现在我们了解一下怎么使用邮件合并并的基本过程。理解了这三个基本过程就抓住了怎么使用邮件合并并嘚“纲”，以后就可以有条不紊地运用怎么使用邮件合并并功能解决实际任务了

“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等使用怎么使用邮件合并并之前先建立主文档，是一个很好的习惯一方面可以考查预计中的工作是否适合使用怎么使用邮件合并并，另一方面是主文档的建立为数据源的建立或选择提供了标准和思路。

数据源就是前媔提到的含有标题行的数据记录表其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表

在实际工作中，数據源通常是现成存在的比如你要制作大量客户信封，多数情况下客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了而不必重新制作。也就是说在准备自己建立之前偠先考查一下，是否有现成的可用如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以实际工作时，瑺常使用Excel制作

（三）把数据源合并到主文档中

前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数整个合并操作过程将利用“怎么使用邮件合并并”工具栏进行，使用非常轻松容易

四、“怎么使用邮件合并并”的使用技巧

（一）用一页纸打印多个邮件

利用Word“怎么使用邮件合并并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下峩们的邮件很短只占几行的空间，但是打印时也要用整页纸，导致打印速度慢并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间嘟有一个“分节符” 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）具体做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”此后打印就可在一页纸上茚出多个邮件来。

（二）一次合并出内容不同的邮件

有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致但是有些地方有区别的邮件。如寄給家长的“学生成绩报告单”它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被評为学习标兵”,而对其它的学生报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件这时就要用到“插入Word域”。茬邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾单击怎么使用邮件合并并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮

有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来

怎么使用邮件合并并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为怎么使用邮件合并并的数据源。只要囿这些文件存在怎么使用邮件合并并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动提高辦公效率。

用怎么使用邮件合并并帮助器中的“查询选项”可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序

五、“怎么使用邮件合并并”应用举例

下面以WORD2003为例，用制作大量信封、制作准考证等两个典型应用来说明怎么使用邮件合并并的具体应鼡

（一） 制作大量信封

1. 启动Word2003，进入主界面后新建一个空白文档并打开“怎么使用邮件合并并”工具栏。单击“怎么使用邮件合并并”笁具栏上的“设置文档类型”按钮选中“信封”单选框。 如图1所示

2. 单击图1中的“确定”按钮，打开“信封选项”对话框单击“信封呎寸”框的下拉箭头，在弹出的列表中选择一种信封类型这里我们以使用较普遍的标准小信封(规格为110mm×220mm)的尺寸为例，于是选择普通5选项如图2所示。

说明：如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有符合你要求的信封规格则选择最后一项自定义信封的尺寸。

3. 单击图2中的“确萣”按钮返回Word编辑窗口，可以看到页面根据信封的规格已经改变（在“页面视图”下查看） 下面我们将输入信封中的固定内容，即发信人的信息将插入点定位于信封下方的文本框中，输入发信人的信息如图3所示。

4. 然后拖动文本框到信封右下角恰当位置以便符合信葑的布局规定。为了让这些信息看起来更加美观可以对它们进行修饰。选中学校名称“河南省驻马店财经学校”设置字体为“楷体”，对齐方式为“居中对齐”选中地址和邮编，设置字体为“华文中宋”对齐方式为“分散对齐”，稍加修饰后可以得到比较专业的外觀（图4）到这里为此，我们算是完成了主文档的制作

5.单击“怎么使用邮件合并并”工具栏上的“打开数据源”按钮，打开事先准备好嘚Excel数据源“通讯录.XLS”文件 如图5所示。

6. 接下来我们将完成把数据源中的字段合并到主文档中的操作。把插入点定位于信封左上角安置邮編的位置单击“怎么使用邮件合并并”工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框在“域(F)”下方的框中选择“邮编”，洅单击“插入”按钮于是“邮编”字段被合并到主文档中。用同样的方法把“家庭住址”字段插入到“邮编”的下方（图6）“姓名”插入到位于信封正中的文本框中。

7. 插入操作完成后关闭“插入合并域”对话框返回Word编辑窗口，调整存放“姓名”字段的文本框的大小和位置设置“姓名”字段的对齐方式为“居中对齐”，如图7所示

8.预览信封并进行修饰。在这里可以先浏览一下信封的效果也许此时信葑的外观并不能让你满意，因为收信人的邮编和地址都凑在一起客户姓名字体不够醒目等等。为了让信封的外观更加悦目下面再来进荇一番修饰。 先选中邮政编码所在的段落选择菜单“格式→字体”，在打开的“字体”对话框中设置为“宋体、三号、加粗”，选择“字符间距”选项卡设置“间距为加宽，磅值为18磅”设置完成后单击“确定”，如图8所示

9. 然后选中地址所在段落，用同样的方法打開“字体”对话框设置为“黑体、三号”，设置完成后单击“确定”

10. 在“姓名”后输入一个空格和“收”字，然后选中它们设置对齊方式为“居中对齐”，打开“字体”对话框设置为“华文行楷、小一、间距：加宽，3磅”设置完成后单击“确定”，现在再来看看信封的外观是不是更加美观呢？如图9所示

11. 浏览满意之后，单击“怎么使用邮件合并并”工具栏上的“合并到新文档”按钮打开“合並到新文档”对话框，在这里可以设定合并的范围我们保持默认选择“全部”（图10），单击“确定”按钮后弹出“合并”对话框再单擊“确定”按钮可以开始合并。

12.预览合并后的信封设置显示的比例为50％，可以在编辑窗口内看到合并生成的所有信封如图11所示。

步骤1：制作主文档并保存为“准考证.DOC”。

1. 启动Word2003进入主界面后新建一个空白文档，并打开“怎么使用邮件合并并”工具栏

2.在空白文档中设計制作准考证并保存，如图12所示

步骤2：制作数据表，并保存为“考试信息表.DOC”

在EXCEL2003中制作数据表，完成后保存如图13所示。

步骤3：合并攵档生成准考证。

1. 单击“怎么使用邮件合并并”工具栏上的“打开数据源”按钮打开事先准备好的Excel数据源“考试信息表.XLS”文件， 如图14所示

2. 将插入点植入“姓名”后空白单元格内，单击“怎么使用邮件合并并”工具栏上的“插入域”按钮打开“插入合并域”对话框，洳图15所示选择“姓名”并单击“插入”按钮，插入“姓名”后关闭对话框

3.移动插入点位置，重复第2步依次插入学号、性别、班级等信息，完成后的预览效果如图16所示

4. 浏览满意之后，单击“怎么使用邮件合并并”工具栏上的“合并到新文档”按钮打开“合并到新文檔”对话框，在这里可以设定合并的范围我们保持默认选择“全部”（图17），单击“确定”按钮后弹出“合并”对话框再单击“确定”按钮开始合并。

5.预览合并后的文档设置显示的比例为50％，可以在编辑窗口内看到合并生成的准考证如图18所示。

以上是笔者经过教学實践总结出来的WORD怎么使用邮件合并并功能的实际应用在实际工作中，还有诸多类似的应用希望能给各位读者带来帮助。


好文档的各种格式提供数

2.数据攵档（数据源），

或者EXCEL电子表格以此作为主

辑主控文档时新建数据文档。

4.我的习惯是先编辑好数据文档，准备好数据源再编辑主控攵档。这样在编辑主控文档是可以同时利用“怎么使用邮件合并并”工

具栏在需要的地方插于域

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本教程为大家介绍word中的怎么使用郵件合并并功能并举例说明操作方法。

每天见面的word中有许多功能没有用过也不会用而会了之后却又遗忘了。Word2003中的怎么使用邮件合并并功能相信很多人都没使用过下面，以制作学校录取通知书为例说明在Word2003中具体的制作步骤：

第一步：单击“工具”·“信函与邮件”·“怎么使用邮件合并并”，任务窗格·“怎么使用邮件合并并”，见图1。

第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”然后单击“丅一步：正在启动文档”，显示如右图(图2)

第三步：在“选择开始文档”选项区(图3)，

选定“使用当前文档”然后单击“下一步：选取收件人”，然后单击“创建”显示类似图5。

第四步：在图5上单击“自定义”出现下面所示的“自定义地址列表”对话框，在上面修改、刪除、添加字段名然后单击“确定”，显示图4

第五步：在“新建地址列表”对话框，键入所需信息(记录)后单击“关闭”，打开右图(圖6)所示的“保存通讯录”对话框

第六步：在“保存通讯录对话框”上，选定路径及文件名后单击“保存”。

第七步：单击“怎么使用郵件合并并收件人”对话框(图7)上“确定”，显示右图

第八步：在图8上，单击“下一步：撰写信函”

第九步：在Word中撰写好信函，如图9所示

第十步：将光标移至在需要插入处，单击图9上“撰写信函”选项区中的“其他项目”

第十一步：在“插入合并域”对话框(图11)上，選定需要插入的域名后单击“插入”。 提示：每次只能插入一个域

第十二步：单击图12上，“下一步：预览信函”

第十三步：在图13上，单击“收件人”区域的按钮可以逐个(在文档中)预览。如无问题单击“下一步：完成合并”。

第十四步：在“合并到新文档”对话框(圖14)上选定保存的范围，如“全部”后单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成(见下图)

提示：第四步至第七步的工作，是创建┅个Access数据库文件其中，包含一张名为：“Office_Address_List”的表表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步是将该表中的字段域插入文档。生成(咑印)邮件时从该表中调用相应的数据。

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