万古科技时常会被问及“中小企业是否需要购置人力资源管理系统？”因为中小企业的业务发展比较依赖现金流，所以对于企业的管理投入会更加的谨慎，加上2020年以来，经济受到疫情等“黑天鹅”的影响，中小企业的发展和人员都处于动荡变化的状态，所以对于风险“投资”是极度厌恶的。但通过多年eHR系统建设经验可得知，购置eHR软件可帮助中小企业大大降低管理风险，本文将就此展开简单介绍。
跟不少HR交流时发现，通常HR提交eHR软件采购计划后，时常会被老板或股东质疑：
“管人事还需要软件吗？那你们是做什么的！”
“企业人也不多，钱比较紧张，哪有闲钱买eHR软件！”
“用个Excel算工资就好啦，把工资数据放到eHR软件上，太不安全了！”
既然现在已经进入了互联网+的时代，企业管理的信息化变革也已经是既定的趋势，那对于人力资源进行科学管理的eHR系统怎么就成了不必要的呢？如果了解清楚后就会知道，麻烦和风险并不会因为不使用软件管理HR就降低，反之企业也可能面临这些风险：
1、Excel算工资，系统可能崩溃，文件可能丢失或损坏，不备份之前的努力全打水漂；
2、电脑也可能中病毒，导致文件损坏或泄露，甚至也可能被人为外泄；
3、接触和管理业务数据的人也可能获取并泄露数据，还可能无法回溯；
4、盗窃者在窃取数据的时候也不会因为企业规模小就不“光顾”了。
以上罗列的这些“可能性”是可以通过一些方式和手段去避免的：
1、加强数据备份意识，有规律备份数据，保证阶段性数据的安全；
2、加强数据防护，增加防病毒软件、防火墙等，降低数据被黑客攻击的风险；
3、增购加密和监控设备，设置严格的数据访问权限，制定标准规范流程；
4、建设机房，购买服务器、备份设备、安全设备、不间断电源保护数据安全；
注：上述3、4条需要企业设置专业人士来进行操作和管理；
通过上述加强数据管理的措施可发现，越不希望数据被“外人”接触，需要投入到数据安全管理上的人力物力财力可能就越高，省麻烦省钱的办法到了最后可能更麻烦更花钱。企业需要清楚的一个趋势是，在目前高科技的环境下，企业几乎已经不可能离开高科技运营了。此处暂且不讨论数据安全性的问题，仅仅就员工档案管理或每个月的工资计算和发放，人力资源管理系统单就便捷性而言也是卓越的。上文说到的企业风险，以“发工资”这件事而言，绝不仅仅是一个数字而已：
1、人员的工资计算，涉及假期、通勤、调休等，应该如何扣减？
2、员工保险应该如何缴纳，保险和公积金的比例是否符合当地的政策？
3、绩效如何管理，基本工资、绩效工资、业务提成分别是多少，税前后工资分别是多少？
4、岗位补贴怎么算合理？餐补、交通、通讯、岗位补贴分别是多少？怎么核算？
5、如果企业弹性上下班或轮班制，怎么计算工作时间，工资怎么核算？
6、员工合同到期时间怎么管理？怎么续签？是否续签？签什么合同？试用到转正期间的工资怎么算？
eHR软件可为中小型企业管理带来的收益
相信企业都清楚，上文提及的任何一步计算错误都可能导致更多的“麻烦”产生，这也是人事部门每到算薪发薪期间就特别忙碌的重要原因之一。企业的发展伴随着业务的精进，对于员工激励的方式也需要不断变化，员工们对于个人福利和权益的要求也保持不断提高的趋势……这些都需要企业精细化管理来实现，这样才能避免劳资纠纷，提高员工满意幅度，提升企业效率和效益，降低完全可避免的经济损失。这些完全可以依靠eHR软实现，哪怕是最简单的时间提醒功能，也可能大幅度降低合同逾期和续签的风险。eHR软件对于中小型企业管理而言的优势可概括为以下三点：
1、人力资源管理系统可大幅度提高企业数据管理的安全性
万古科技曾经通过人力资源管理系统帮助用户成功恢复了被人为破坏的员工薪酬数据档案：离职HR恶意删除了系统内的薪酬数据，包含考勤、休假、绩效、补贴、奖金、扣款等，导致企业100多人的工资可能无法按时发放。如果用户采用的是Excel管理，那数据找回来的可能性会非常小，但这位用户采用了HR
SaaS系统，系统对该HR进行了权限和角色管理控制，后台也及时备份和采取了容灾机制，所以可以有效避免人为破坏并及时修复。就算用户授权出现了误差，也在可修复的范围内。
和人工电脑操作业务数据比较起来，万古科技的eHR系统有严密的操作行为记录，可方便历史追溯；采用了分布式的服务器架构和负载均衡技术以及磁盘阵列及备份机制的四重保护，比PC抵抗灾难的能力要强得多。而且HR软件多年的运维经验和专业团队高效率处理，可省去企业组建专业IT团队和购置硬件设备的费用。
2、eHR系统可大幅度提高企业人事部门和员工的办事效率
对于中小企业而言，可能觉得搭建一套eHR系统需要投入大量的时间和成本，太麻烦，风险高。但就HR SaaS系统而言，这些成本和风险都是供应商的，企业只需要享受HR管理平台为企业带来的高效率即可。小编写文章比喻过，是“租车“，
资金投入小，企业可迅速享受eHR系统为企业带来的便捷和效率，即买即用，交钱就“上车”，这也符合当下的互联网思维和管理逻辑，符合中小企业的管理特点。换个角度考虑，对于已经有其他类型管理软件布设经验企业而言，就算搭建本地部署eHR，和后期收益比起来，前期的投入其实也不算太高。
3、eHR软件可大幅度提高员工业务办理的便捷性
对于中小企业主而言，怎么提高管理效率，实现科学化标准化的流程管理，适应当下企业迅速发展、人员更替和流动频繁的状况，是企业管理者迫切的愿望。eHR软件无论从模块扩展、人员扩展再到系统迁移都具备较强的便捷性，可以帮助HR从繁杂的基础事务中解放出来，不再纠结于考勤统计的准确性、休假审批的准确性、工资计算的准确性等焦头烂额的事情，这些都可以轻松通过eHR系统的科学计算完成。算工资？系统提前预设好逻辑条件轻轻一点即可完成。
万古科技eHR人力资源管理系统帮助中小企业降低管理风险
对于中小企业而言，eHR软件可有效保护人事管理数据，增强系统的安全和防卫，控制人事管理成本，降低企业管理风险，提升人事部门和员工的办事效率，大大提升企业计算的便捷性。所以回到题目主旨：越是越是厌恶风险的中小企业主越应该考虑选择人力资源管理系统替代现在的手工或低质量电子化管理。人员少、无专业团队、时间周期紧张的推荐模式，对安全性、保密性和功能定制有要求的推荐，如果对于到底选择哪种类型的HR软件没有把握，欢迎联系万古科技沟通交流。
