《会计电算化》——2.2会计核算软件的基本要求
第二节　会计核算软件的基本要求
　　一、会计核算软件的基本要求---会计法规定
　　（一）会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定。
　　（二）会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间 。
　　（三）会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文
，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
　　（四）会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
　　（五）会计核算软件应当符合GB/T《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求。
（六）会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
　　（七）会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
　　（八）单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。（多选）
　　（九）会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
　　二、会计数据输入功能的基本要求
　　输入方式：
　　手工输入、存储介质导入（如软盘导入）、其他业务系统传入（如工资模块）、网络传输。
　　输入数据种类：
　　初始数据（期初数据） 、记账凭证数据、原始凭证数据。
　　（一）对初始数据输入的基本要求=初始化设置
　　1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料。
　　2.输入需要在本期进行对账的未达账项。
　　3.选择会计核算方法。
　　4.定义自动转账凭证。
　　5 .用户设置（多选）。
　　6.会计核算软件必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。
　　7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。
　　（二）对记账凭证数据输入的要求
&&&&1.基本要求
　　①会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能。
　　②记账凭证编号可以由手工输入 ，也可以由软件自动产生 。
　　③对记账凭证编号的连续性应当进行控制 。
　　2.控制功能
　　①正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。　　
　　②以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称。
　　③借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存。
　　④有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存。
　　⑤正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存。
　　⑥会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。
　　但对于已经审核通过的记账凭证，应当不再允许修改；
　　对于已经记账的记账凭证，应当不再允许撤销审核；
　　发现已经审核通过或者记账的记账凭证有错误的
，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；
　　红字可用负号表示。
　　⑦对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能
，防止同一用户对同一张凭证同时具有输入、修改权和审核权。
　　⑧采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认
　　（三）对原始凭证数据输入的基本要求
　　1.输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时
，软件应当给予提示并拒绝通过；
　　在对已经输入的记账凭证进行审核的同时 ，应对输入的所附原始凭证进行审核；
　　输入的记账凭证通过审核或登账后 ，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。
　　2.记账凭证未输入前，直接输入原始凭证 ，由会计核算软件自动生成记账凭证 ；
　　会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能；审核通过后
，即可生成相应的记账凭证；
　　记账凭证审核通过或者登账后 ，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。
　　三、会计数据处理功能的基本要求
　　（一）记账功能
　　会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿（包括总账和明细账）的功能。
　　总分类账和明细分类账可以同时登记 ，也可以分别登记；
　　还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记 。
　　（二）银行对账的功能
　　会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作
，自动生成银行存款余额调节表。
　　（三）结账的功能
　　1.会计核算软件应当提供按照规定的会计期间进行结账的功能。
　　2.结账前，应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部（含计算机自动生成的：折旧）登记入账，全部登记入账后才能结账。
　　3.机内总分类账和明细账可以同时结账 ，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账
、处理总分类账的功能模块后结账。
　　4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对 ，如果不一致，总分类不能结账。
　　5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。
　　（四）编制会计报表的功能
　　会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。
　　提供会计报表的自定义功能
，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等。
　　根据机内会计账簿生成的会计报表数据 ，会计软件不能提供直接修改功能 。
　　（五）会计软件应当确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除功能。
　　手段：加密存储、用户身份验证等。
　　（六）通用会计核算软件应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。
　　会计核算软件对会计核算方法的更改过程 ，在计算机内必须有相应记录 。
　　四、会计数据输出功能的基本要求
　　输出形式：屏幕查询、打印、保存存储介质、通过数据接口传输到其它业务系统、网络传输形式。
　　（一）屏幕查询的基本要求
　　1.机内各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。（总分都有）
　　2.本期输入的记账凭证、原始凭证 。（含未登账的）
　　3.本期和以前各期的总账和明细账 。
　　4.往来项目、到期票据的结算情况。
　　5.本期和以前各期的会计报表。
　　（二）打印输出的基本要求
　　1.应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能，格式和内容符合国家统一会计制度的规定。
　　2.在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用“总分类账户本期发生额、余额对照表
　　3.在保证会计账簿清晰的条件下 ，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少
　　4.对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。
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常见的非规范化操作包括密码与权限管理不当、会计档案保存不当、未按照正常操作规范运行软件等。这些操作可能威胁会计软件的安全运行。
（一）严格管理账套使用权限
在使用会计软件时，用户应该对账套使用权限进行严格管理，防止数据外泄；用户不能随便让他人使用电脑；在离开电脑时，必须立即退出会计软件，以防止他人偷窥系统数据。
（二）定期打印备份重要的账簿和报表数据
为防止硬盘上的会计数据遭到意外或被人为破坏，用户需要定期将硬盘数据备份到其他磁性介质上（如U盘、光盘等）。在月末结账后，对本月重要的账簿和报表数据还应该打印备份。
会计电算化档案：
1.现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结。
2.明细账要求每年打印一次或在需要时打印。
3.总账、报表：一般每月打印一次。
4.相关凭证、报表应有签名和盖章。
5.系统开发：系统说明书、软件测试报告、编码说明、代码清单等，保管期应截止到该系统停止使用或有重大更改之后的5年。
（三）严格管理软件版本升级
对会计软件进行升级的原因主要有：
1.因改错而升级版本；
2.因功能改进和扩充而升级版本；
3.因运行平台升级而升级版本。
例如：winxp系统升级至win7系统，数据库管理系统和会计软件均可能需要升级。
经过对比审核，如果新版软件更能满足实际需要，企业应该对其进行升级。
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常见的非规范化操作包括密码与权限管理不当、会计档案保存不当、未按照正常操作规范运行软件等。这些操作可能威胁会计软件的安全运行。（一）严格管理账套使用权限在使用会计软件时，用户应该对账套使用权限进行严格管理，防止数据外泄；用户不能随便让他人使用电脑；在离开电脑时，必须立即退出会计软件，以防止他人偷窥系统数据。（二）定期打印备份重要的账簿和报表数据为防止硬盘上的会计数据遭到意外或被人为破坏，用户需要定期将硬盘数据备份到其他磁性介质上（如U盘、光盘等）。在月末结账后，对本月重要的账簿和报表数据还应该打印备份。
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天津会计从业《会计电算化》知识点：安全使用会计软件的基本要求
15:21　来源：中华会计网校&　　 |
常见的非规范化操作包括密码与权限管理不当、会计档案保存不当、未按照正常操作规范运行软件等。这些操作可能威胁会计软件的安全运行。
（一）严格管理账套使用权限
在使用会计软件时，用户应该对账套使用权限进行严格管理，防止数据外泄；用户不能随便让他人使用电脑；在离开电脑时，必须立即退出会计软件，以防止他人偷窥系统数据。
（二）定期打印备份重要的账簿和报表数据
为防止硬盘上的会计数据遭到意外或被人为破坏，用户需要定期将硬盘数据备份到其他磁性介质上（如U盘、光盘等）。在月末结账后，对本月重要的账簿和报表数据还应该打印备份。
会计电算化档案：
1.现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结。
2.明细账要求每年打印一次或在需要时打印。
3.总账、报表：一般每月打印一次。
4.相关凭证、报表应有签名和盖章。
5.系统开发资料：系统说明书、软件测试报告、编码说明、代码清单等，保管期应截止到该系统停止使用或有重大更改之后的5年。
（三）严格管理软件版本升级
对会计软件进行升级的原因主要有：
1.因改错而升级版本；
2.因功能改进和扩充而升级版本；
3.因运行平台升级而升级版本。
例如：winxp系统升级至win7系统，数据库管理系统和会计软件均可能需要升级。
经过对比审核，如果新版软件更能满足实际需要，企业应该对其进行升级。
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